I løbet af en bevillings levetid kan der opstå behov for at foretage ændringer omkring anvendelsen af bevillingen, f.eks. i form af udskydelse eller forlængelse af projektperiode, ændring i budgettering eller ændring af forskergruppens sammensætning.
Regler omkring hvilke ændringer, der kan foretages i projekter, afledes af reglerne, der fremgår i ’Vilkår for bevillinger’. Danmarks Frie Forskningsfond (DFF) består af fem stående udvalg (herefter benævnt råd). Kompetencen til at træffe afgørelser ligger i udgangspunktet hos rådet, men kan delegeres til fondens sekretariat, rådenes forretningsudvalg eller formandskaber. Reglerne for delegation fremgår af § 17 i rådenes forretningsordener:
§ 17. Bestemmelser omkring ændret anvendelse af bevilling, udskydelse af projektstart, orlov, forlængelser, tillægsbevillinger, ændring af forskergruppens sammensætning m.v. samt bestemmelser omkring brug af uforbrugte midler, regnskab og afrapportering fremgår af ” DFF’s regler om ændret anvendelse af bevillingen”.
Stk. 2. Det fremgår af DFF’s regler om anvendelse af bevillingen, hvilke organer kompetencerne for de enkelte områder er delegeret til.
Stk. 3. Ændringer til DFF’s regler om anvendelse af bevillingen følger samme regler som ændringer til forretningsordenen, jf. lovens § 26.
Nedenstående notat indeholder en beskrivelse af de beføjelser, der jf. forretningsordenens § 17 stk. 2 er delegeret fra rådet til hhv. sekretariat, formandskab og forretningsudvalg.
Administrator er den institution, der varetager administrationen (økonomi og personale) af bevillingen for bevillingshaver og sikrer legaliteten i administrationen, hvad angår ansættelsesretlige forhold, regnskaber mv.
Sekretariatet kan godkende anmodning om administratorskifte, hvis der er bekræftelse fra bevillingshaver, den nuværende administrator og den nye administrator. I de tilfælde, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende ændringen, forelægges den forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Udførelsessted defineres som det eller de tjenestesteder, som bevillingens projektdeltagere er tilknyttet. For bevillingshaver vil udførelsessted og administrator som oftest være ens, men behøver ikke at være det. Ændringer af eksempelvis case-land i et projekt vil ikke være en ændring af udførelsessted, men en faglig ændring.
Sekretariatet kan godkende anmodning om ændring af udførselssted, når det ikke har faglige konsekvenser for projektet. I de tilfælde, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende ændringen, forelægges den forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Det forudsættes i det følgende, at alle ændringer i forskergruppens sammensætning, herunder ansættelser, foretages jf. afsnit 14.1 i Vilkår for bevillinger, hvorefter ansættelse af medarbejdere skal ske efter de til enhver tid gældende regler hos ansættelsesmyndigheden.
Bevillingshaver er den person, som en bevilling er givet til. Bevillingshaver er ansvarlig over for bevillingsgiver i alle forhold, herunder overholdelse af reglerne i ‘Vilkår for bevillinger’.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende anmodning om udskiftning af bevillingshaver i hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget, når der foreligger dokumentation på, at ny bevillingshaver fagligt kan gennemføre projektet, og at ny bevillingshaver er på samme stillingsniveau som afgående bevillingshaver. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Indlejrede ph.d.-studerende og postdocs indgår som en del af et større forskningsprojekt. De kan enten være navngivne eller unavngivne, når bevillingen udmøntes.
Hvis der indgår unavngivne ph.d.-studerende eller postdocs kan bevillingshaver ved bevillingens begyndelse slå stillingerne op i åbent opslag. Bevillingsgiver skal ikke anmodes herom.
Hvis en ph.d.- eller postdocstilling bliver vakant i bevillingsperioden, kan sekretariatet godkende, at der ansættes en ny kandidat efter åbent opslag. Sekretariatet kan også godkende en ny navngiven kandidat, såfremt bevillingshaver kan bekræfte, at den nye kandidat kan gennemføre projektet på samme faglige niveau som den oprindelige kandidat.
Såfremt en ph.d.-stilling bliver vakant, og der er 12 måneder eller mindre tilbage af stillingsperioden, kan sekretariatet godkende, at de faglige opgaver i stedet udføres af en postdoc eller videnskabelig assistent. Såfremt en postdoc-stilling bliver vakant, og der er 6 måneder eller mindre tilbage af stillingsperioden, kan sekretariatet godkende, at de faglige opgaver i stedet udføres af en anden postdoc eller videnskabelig assistent.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende øvrige anmodninger om ændring i personalegruppen, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende. Dette gælder for hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Projektstart er den dato, som bevillingshaver i sin ansøgning har angivet som startdato for projektet, og som fremgår af bevillingsbrevet.
Sekretariatet kan godkende udskydelse af projektstartdato som følge af, at bevillingsmodtager eller andre deltagere, der aflønnes af bevillingen, holder orlov ifm. barsel, syge- eller plejeorlov mv. i henhold til gældende regler.
Sekretariatet kan godkende anmodning om udskydelse af projektstart i op til 9 måneder foruden orlov ifm. barsel, syge- eller plejeorlov mv. Anmodningen skal ledsages af en skriftlig begrundelse for behovet for udskydelse. Udskydelsen kan gå ud over den dato, der er fastsat i opslaget som seneste startdato, hvis årsagen er velbegrundet.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende anmodning om udskydelse af projektstart, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende. Dette gælder for hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Anmodning om forlængelse af projektperiode betyder, at slutdatoen udskydes. Såfremt der tidligere er godkendt en anmodning om udskydelse af projektstart, vil det være den nye godkendte slutdato, som er gældende.
Sekretariatet kan godkende forlængelse af projektperiode som følge af, at bevillingsmodtager eller andre deltagere, der aflønnes af bevillingen, holder orlov ifm. barsel, syge- eller plejeorlov mv. i henhold til gældende regler.
Sekretariatet kan godkende anmodning om forlængelser på op til 18 måneder (foruden tidligere godkendt orlov), når det er velbegrundet. Eventuel udskydelse af projektstart tæller ikke med i beregningen af de 18 måneder.
Sekretariatet kan afvise anmodning om forlængelse, hvis anmodningen er indkommet mere end 30 dage efter gældende slutdato, med mindre der foreligger helt særlige omstændigheder.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende anmodning om forlængelse, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende. Dette gælder for hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Ændringer som har væsentlig faglig betydning for projektet benævnes faglige ændringer.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende faglige ændringer. Dette gælder for hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Ompostering af midler sker inden for den økonomiske ramme, som projektet er blevet bevilliget. Det er således udgiftsneutralt.
Bevillingshaver kan inden for det samlede projektbudget og uden forudgående godkendelse fra bevillingsgiver foretage ændringer mellem budgetposter på op til 10 pct. af det samlede bevilgede tilskud eller op til 25.000 kr. ekskl. overhead, dog maksimalt for i alt 200.000 kr. ekskl. Overhead. Medfinansiering regnes ikke med heri.
Sekretariatet kan godkende anmodning om ompostering op til 25% mellem budgetposter. For bevillinger over 1.000.000 kr. ekskl. overhead kan sekretariatet godkende omposteringer på op til 100.000 kr. ekskl. overhead, selvom det overskrider de 25%.
Formandsskabet for det faglige råd kan godkende anmodning om ompostering af midler, hvor sekretariatet ikke administrativt kan godkende. Dette gælder for hastesager eller efter særlig aftale med forretningsudvalget. Øvrige sager behandles af forretningsudvalget.
Budgetændringer, der indebærer afholdelse af væsentlige nye udgiftsposter, vil udgøre en faglig ændring jf. afsnit 3.4 og skal behandles efter reglerne herfor.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
En tillægsbevilling er en ekstra bevilling til et allerede bevilliget projekt. Der skelnes mellem tillægsbevillinger til ’projektbevillinger’ og ’rammebevillinger’ (jf. Vilkår for bevillinger).
Sekretariatet kan træffe afgørelse om anmodning om tillægsbevillinger til ’projektbevillinger’, som følge af orlov ifm. barsel, sygdom, lønstigninger mv.
Sekretariatet kan afvise anmodning om tillægsbevilling til ’rammebevillinger’ jf. afsnit 2.7.1 i Vilkår for bevillinger, med mindre der foreligger helt særlige omstændigheder.
Forretningsudvalget kan træffe afgørelse om anmodning om tillægsbevillinger på op til 20% af den oprindelige bevilling, dog maksimalt 500.000 kr. ekskl. overhead. Øvrige anmodninger behandles af det faglige råd.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Uforbrugte midler er overskydende midler ved projektets afslutning.
Sekretariatet kan efter en konkret vurdering afgøre, om uforbrugte midler på maks. 100.000 kr. ekskl. overhead kan anvendes til en anden udgift inden for det projekt, der er ydet støtte til. Der kan flyttes midler mellem budgetposter jf. afsnit 3.5.1, således at eksempelvis ikke-forbrugte midler til løn kan bruges til at afholde udgifter til konferencedeltagelse.
Det er en forudsætning, at der ikke bruges midler på aktiviteter, der er beskåret i den oprindelige ansøgning.
Forretningsudvalget kan træffe afgørelse om anmodning om forbrug af uforbrugte midler op til 800.000 kr. ekskl. overhead. Øvrige anmodninger behandles af det faglige råd.
Nødvendig dokumentation, der skal indsendes:
Anmodninger, som ikke fremgår under afsnit 3, kan godkendes af sekretariatet, hvis de ikke berører det faglige indhold. Alle øvrige henvendelser behandles af forretningsudvalget.
