Efter § 26 i lov nr. 384 af 26. april 2017 om Danmarks Forsknings- og Innovationspolitiske Råd og Danmarks Frie Forskningsfond, (i det følgende betegnet som loven) har bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond godkendt følgende forretningsorden:
§ 1. Bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond har nedsat stående udvalg (herefter betegnet faglige forskningsråd) jf. lovens § 21.
§ 2. Danmarks Frie Forskningsfond | Kultur og Kommunikation er et fagligt forskningsråd nedsat og navngivet af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond med virkning fra 1. juli 2017. Rådet dækker følgende hoveddiscipliner: Kunsthistorie, arkitektur- og designforskning, medievidenskab, filmvidenskab, musikvidenskab, humanistisk IKT, litteraturvidenskab, teatervidenskab, filologi, sprogvidenskab, kommunikationsforskning, antropologi, etnologi, arkæologi, historie, filosofi, idé- og videnskabshistorie, teologi, religionsvidenskab, pædagogik, psykologi samt andre tilgrænsende humanistiske forskningsområder, eksempelvis biblioteksforskning, museologi og humanistiske aspekter af henholdsvis sportsvidenskab, folkesundhedsvidenskab, byplanlægning og fysisk planlægning.
Rådet udøver sin virksomhed bl.a. på baggrund af
Stk. 2. Rådets virksomhed skal i øvrigt finde sted i overensstemmelse med gældende ret.
Stk. 3. Bestyrelsen kan beslutte, hvilke virkemidler de faglige forskningsråd kan udmønte bevillinger til, herunder størrelsen af bevillingerne samt om de enkelte virkemidler skal tildeles en fysisk eller juridisk person.
Stk. 4. Rådet er uafhængigt i sin vurdering af forskningsfaglige spørgsmål og kan ikke modtage instruktioner herom fra bestyrelsen.
§ 3. Rådet består af 12 medlemmer, der er anerkendte forskere og udpeget af Danmarks Frie Forskningsfonds bestyrelse i deres personlige egenskab.
Stk. 2. Bestyrelsen udpeger rådets formand efter indstilling fra rådet. Sekretariatet indkalder ved skriftlig procedure i rådet forslag til kandidater til posten. Kandidatlisten udsendes til rådet senest 8 dage, før beslutning om indstilling finder sted.
Stk. 3. Rådet vælger ved simpel stemmeflerhed af sin midte en næstformand, der træder i formandens sted ved dennes forfald. Valget finder sted hvert år i 4. kvartal om muligt og er gældende for en periode på et år fra det følgende kalenderår. Sekretariatet indkalder ved skriftlig procedure i rådet forslag til kandidater til posten. Kandidatlisten udsendes til rådet senest 8 dage, før valget finder sted.
Stk. 4. Rådet nedsætter samtidig et forretningsudvalg, bestående af formand, minimum én næstformand og op til 2-3 ordinære medlemmer. Sekretariatet indkalder ved skriftlig procedure i rådet forslag til ordinære medlemmer af forretningsudvalget. Kandidatlisten udsendes til rådet senest 8 dage, før valget finder sted.
Stk. 5. Rådet kan nedsætte interne arbejdsgrupper/sektioner til forbehandling af ansøgninger. De interne arbejdsgrupper/sektioner har ingen bevillingskompetence og kan alene indstille ansøgninger til plenumbehandling i rådet. Forbehandling af øvrige sager kan ske efter de i §13 fastsatte regler om delegation.
§ 4. Formanden tilrettelægger i samarbejde med sekretariatet rådets arbejde, herunder behandling af sagerne og eventuel forberedelse hos et eller flere sagkyndige rådsmedlemmer.
Stk. 2. Forretningsudvalget og formandskabet varetager rådets løbende sager.
Stk. 3. Reglerne i §§ 10-12 om rådsmøder gælder tilsvarende forretningsudvalgets møder dog således, at der til en beslutning kræves mindst 3 stemmer for.
Stk. 4. Referat af forretningsudvalgets møder gøres tilgængeligt for alle rådets medlemmer, når det er godkendt.
§ 5. Med henblik på gensidig orientering og drøftelse af relevante emner afholdes hvert år møder mellem bestyrelsen og formændene for de faglige forskningsråd (formandsgruppen).
Stk. 2. Bestyrelsen kan hvert år indkalde begrundede forslag fra de faglige forskningsråd til afsætning og fordeling af midler til særlige initiativer, herunder til konkrete forskningsaktiviteter inden for politisk fastsatte temaer jf. lovens §§ 14 og 22, stk. 3-4.
Stk. 3. Fonden afgiver hvert år en beretning om sit virke for det foregående år og udformer hvert tredje år fondens strategi, som offentliggøres på fondens hjemmeside efter orientering af uddannelses- og forskningsministeren. Bestyrelsen kan anmode de faglige forskningsråd om en redegørelse for årets opgaver i de enkelte råd, og bestyrelsen kan i den forbindelse fastsætte redegørelsens nærmere indhold.
§ 6. Den faglige bedømmelse af ansøgninger skal varetages under relevant inddragel-se af eksterne bedømmere, herunder navnlig internationale bedømmere og følge de af bestyrelsen fastsatte procedurer og retningslinjer, jf. lovens § 28, stk. 1 og 2.
Stk. 2. Rådet træffer afgørelse om valg af egnede eksterne bedømmere f.eks. på baggrund af forslag fra sekretariatet, jf. lovens § 27.
§ 7. Rådets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, de får kendskab til i deres egenskab af medlem af rådet, når oplysningerne efter deres karakter er fortrolige, jf. forvaltningsloven.
Stk. 2. Rådets medlemmer kvitterer for modtagelsen af notat, der beskriver, hvordan rådets medlemmer skal behandle personoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven.
§ 8. Rådet følger i sin virksomhed de almindelige forvaltningsretlige principper om inhabilitet, jf. forvaltningsloven og de retningslinjer, der fastsættes af bestyrelsen eller bekendtgørelse.
Stk. 2. Et medlem skal, inden behandlingen af en sag påbegyndes, underrette rådet og sekretariatet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om med-lemmets habilitet.
Stk. 3. Rådet afgør spørgsmålet om medlemmets habilitet, og det pågældende med-lem deltager ikke i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om habilitet.
Stk. 4. Det skal fremgå af referatet, hvis spørgsmål om inhabilitet har været drøftet, ligesom rådets beslutning skal fremgå af referatet.
Stk. 5. Et medlem, der er erklæret inhabil, må ikke deltage i drøftelsen af forhold i tilknytning til sagen og skal forlade mødelokalet under behandling af denne.
§ 9. Uddannelses- og Forskningsministeriet eller en eller flere statslige myndigheder under ministeriet varetager sekretariatsbetjeningen af rådet, jf. lovens § 27. Sekretariatet deltager i rådets møder.
§ 10. Rådet udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 10, stk. 5. Møderne i rådet er ikke offentlige. Formanden kan dog, hvor særlige forhold gør sig gældende, bestemme, at særligt sagkyndige eller andre kan deltage i mødet uden stemmeret.
Stk. 2. Rådet holder møder på de af rådet vedtagne mødedage. Ekstraordinært møde kan indkaldes af formanden og skal afholdes, når mindst to rådsmedlemmer skriftligt anmoder om det. En skriftlig anmodning skal indeholde det eller de emner, der ønskes drøftet.
Stk. 3. Indkaldelse til møder sker skriftligt og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel. Mødeindkaldelsen ledsages af en dagsorden. Så vidt muligt medsendes bilagsmateriale til de enkelte dagsordenspunkter samtidig.
Stk. 4. Dagsorden fastsættes af formanden i samarbejde med sekretariatet, men ethvert medlem af rådet kan med 14 dages varsel anmode om at få behandlet en sag på det kommende møde.
Stk. 5. Sekretariatet kan med formandens accept forelægge en sag skriftligt for rådet uden for et møde.
Stk. 6. Medlemmer skal så vidt muligt i god tid give meddelelse til sekretariatet om fravær.
§ 11. Møderne ledes af formanden og i dennes forfald næstformanden. Er både formand og næstformand afskåret fra at lede mødet, udpeger rådet det forretningsudvalgsmedlem, der har størst anciennitet i forretningsudvalget som mødeleder.
Stk. 2. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i behandlingen af en sag. Foreligger der inhabilitet, er rådet beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af de habile medlemmer deltager i behandlingen af den konkrete sag, og mindst 5 medlemmer har stemt for beslutningen.
Stk. 3. I det tilfælde, hvor manglende beslutningsdygtighed ikke kan løses gennem udsættelse af sagens behandling, må de inhabile medlemmer medvirke ved behandlingen og afgørelsen af sagen, dog aldrig ved behandling af egne ansøgninger. De normale regler for beslutningsdygtighed gælder herefter, dog skal alle habile rådsmedlemmer være til stede.
Stk. 4. Beslutning kan kun træffes om emner, der er optaget på dagsorden som sager til beslutning, medmindre det samlede råd i enighed beslutter andet.
Stk. 5. Der træffes beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§ 12. Sekretariatet tager referat fra møder i rådet.
Stk. 2. Er et medlem ikke enig i gengivelsen af beslutningen eller drøftelsen i rådet, kan medlemmet forlange sit standpunkt ført til referat.
Stk. 3. Referat udsendes senest i forbindelse med indkaldelse til næste ordinære møde, og indsigelse mod referatet skal være fremsat senest på dette møde.
§ 13. I medfør af den til enhver tid gældende Bekendtgørelse om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond har rådet foretaget delegation til forretningsudvalget og sekretariatet som beskrevet i nedennævnte §§ 14-24.
Stk. 2. Delegationen af bevillings- og rådgivningskompetence er i alle tilfælde begrænset til sager, der ikke er praksisdannende eller -brydende, og som ikke har principiel karakter.
Stk. 3. Delegation til sekretariatet i sager, der kræver forskningsfaglig indsigt, kan alene ske i begrænset omfang og under forudsætning af, at sekretariatet råder over forskningsfaglig ekspertise.
Stk. 4. Rådet kan i øvrigt inden for sit respektive område efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde træffe beslutning om delegation af kompetence.
§ 14. Når rådet har godkendt sit budget, kan sekretariatet afholde udgifter til honorar til rådsmedlemmer, arbejdsgiverkompensation, rejser, honorar til eksterne bedømmere, mødeudgifter, formidling, kontingenter etc. inden for de i budgettet fastsatte rammer.
Stk. 2. Forretningsudvalget og formandskabet kan træffe afgørelse om forhøjelse af bevillingen til aktiviteterne nævnt i § 14, stk. 1, med op til 200.000 kr. per aktivitet.
§ 15. Sekretariatet kan efter en konkret vurdering afvise en ansøgning, hvis den ikke opfylder de formelle krav, der er anført i opslaget, jf. den til enhver tid gældende Bekendtgørelse om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond. Det samme gælder, hvis ansøgningen af andre grunde åbenlyst ikke kan komme i betragtning, f.eks. hvis der søges om midler til formål, som rådet i henhold til loven ikke har hjemmel til at støtte, eller til virkemidler, som rådet har valgt ikke at støtte ved den pågældende uddeling.
Stk. 2. Ansøgninger, der går på tværs af de faglige råds grænser, varetages af et tværrådsligt udvalg nedsat af bestyrelsen. Det tværrådslige udvalg træffer beslutning om oversendelse af ansøgninger til andre faglige råd end det ansøgte.
§ 16. Rådet behandler ansøgninger indsendt til de ordinære frister og træffer beslutning om enten, helt eller delvist, at imødekomme en ansøgning ved at give bevilling eller at give afslag.
Stk. 2. Formanden beslutter på indstilling fra sekretariatet, om en ansøgning kan behandles uden for ansøgningsterminen, hvis rådet har vedtaget, at der kan indsendes hasteansøgninger. Hvis rådet modtager hasteansøgninger, skal det fremgå af rådets opslag.
Stk. 3. I ikke praksisdannende eller -brydende tilfælde kan forretningsudvalget behandle ansøgninger og træffe afgørelse om bevilling op til et beløb af højest 500.000 kr. ekskl. overhead/administrationsbidrag.
Stk. 4. Øvrige ansøgninger behandles i rådet, og et referat af rådets beslutninger vedrørende ansøgninger godkendes af rådets medlemmer.
Stk. 5. Bevillingsbreve udstedes af sekretariatet på vegne af rådet og underskrives af sekretariatets kontorchef.
Stk. 6. Afslagsbreve udstedes tilsvarende af sekretariatet på vegne af rådet og underskrives af en enhedsleder.
§ 17. Bestemmelser omkring ændret anvendelse af bevilling, udskydelse af projektstart, orlov, forlængelser, tillægsbevillinger, ændring af forskergruppens sammensætning m.v. samt bestemmelser omkring brug af uforbrugte midler, regnskab og afrapportering fremgår af ”DFF’s regler om ændret anvendelse af bevillingen”.
Stk. 2. Det fremgår af DFF’s regler om ændret anvendelse af bevillingen, hvilke organer kompetencerne for de enkelte områder er delegeret til.
Stk. 3. Ændringer til DFF’s regler om ændret anvendelse af bevillingen følger samme regler som ændringer til forretningsordenen, jf. lovens § 26.
§ 18. Sekretariatet gennemgår årsregnskaber og godkender slutregnskabet.
Stk. 2. Sekretariatet kan efter en konkret vurdering godkende overførsel af midler fra et finansår til det næste, jf. reglerne i Vilkår for bevillinger. Hvis sekretariatet finder, at der muligvis er tale om kritisable forhold, skal sagen dog forelægges forretningsudvalget til afgørelse.
Stk. 3. Hvis der er afvigelser mellem forbrug og budget for projektet, skal det enten begrundes i de årlige regnskaber, eller der skal indsendes en ændringsanmodning med henblik på en rebudgettering af bevillingen, jf. reglerne i Vilkår for bevillinger. Hvis sekretariatet skønner, at afvigelsen er væsentlig eller kritisabel, forelægges sagen for forretningsudvalget.
Stk. 4. Sekretariatet kan efter en konkret vurdering give op til 6 måneders udsættelse af fristen for aflevering af regnskab og faglig rapport. Hvis dette ikke er modtaget efter 6 måneders udsættelse af fristen, forelægges sagen for rådet til afgørelse.
Stk. 5. Den eller de af bevillingsbrevet krævede faglige rapport(er) vurderes af et fagkyndigt medlem af rådet. Såfremt rådsmedlemmet umiddelbart kan godkende den faglige rapport, giver sekretariat den pågældende bevillingsmodtager besked om, at rapporten er godkendt. Rapporter, som det fagkyndige medlem er i tvivl om, eller medlemmet ikke mener kan godkendes, behandles af forretningsudvalget på grundlag af en indstilling fra det fagkyndige medlem.
Stk. 6. Efter rådets beslutning kan det meddeles en bevillingshaver, der trods gentagne udsættelser ikke aflægger faglig rapport og/eller regnskab, at rådet ikke modtager nye ansøgninger fra den pågældende, førend forholdet er bragt i orden, jf. den til enhver tid gældende Bekendtgørelse om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond.
§ 19. Sekretariatet træffer efter ansøgning afgørelse om godkendelse af den skattepligtiges kvalifikationer som forsker, hvis ansøger har opnået en ph.d.-grad. Hvor ansøger ikke har opnået ph.d.-graden, træffer forretningsudvalget afgørelse, om ansøger har videnskabelige kvalifikationer svarende til ph.d.-niveau. Såfremt der er tale om en ph.d.-studerende i den sidste fase af ph.d.-forløbet, og der foreligger en fyldestgørende udtalelse fra vedkommendes universitet om forventet aflevering og opnåelse af ph.d.-graden, kan sekretariatet godkende ansøgningen. I tvivlstilfælde træffer forretningsudvalget dog afgørelse.
Stk. 2. Sekretariatet træffer efter ansøgning afgørelse om, at ansøgeren udfører forskningsarbejde. I tvivlstilfælde træffer forretningsudvalget afgørelse.
Stk. 3. Afslag på godkendelse af skattepligtiges kvalifikationer som forsker og/eller udførelse af forskningsarbejde kan alene træffes af forretningsudvalget.
§ 20. Forretningsudvalget kan behandle sager om indstillinger og udpegninger af konkrete personer.
Stk. 2. Forretningsudvalget kan behandle nationale og internationale høringer med knappe tidsfrister. Ved sager af væsentlig eller principiel betydning påhviler det dog sekretariatet at søge fristen forlænget, så sagen kan behandles på et rådsmøde.
Stk. 3. Forretningsudvalget kan, eventuelt efter inddragelse af relevant kompetence fra øvrige rådsmedlemmer, udarbejde vurderinger i forhold til ansøgninger om EUopSTART.
Stk. 4. Forretningsudvalget/et underudvalg/sekretariatet er bemyndiget til at varetage rådets samarbejde med eksterne parter, f.eks. gennem møder med institutioner, andre råd eller ministerier.
§ 21. Delegation til sekretariatet, der på vegne af fonden træffer afgørelse i sager om aktindsigt. Sekretariatet anmoder rådet om at bistå med evt. forskningsfaglige vurderinger.
§ 22. Forretningsordenen træder i kraft, når den er godkendt af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond og offentliggjort på rådets hjemmeside.
Stk. 2. Forretningsordenen ophæver alle tidligere forretningsordner.
Stk. 3. Alle medlemmer af rådet skal gøres bekendt med denne forretningsorden.
Stk. 4. Rådet kan i helt særlige tilfælde dispensere fra forretningsordenen, når det samlede råd er enigt herom. Dispensationen skal forudgående godkendes af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond. Hvis dette på grund af omstændighederne ikke er muligt, orienteres bestyrelsen efterfølgende.
Stk. 5. Indstilling om ændring i forretningsordenen træffes af rådet ved almindelig stemmeflerhed og forelægges bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond til godkendelse.
……………………………………………………………………………………………………………………
Foranstående forretningsorden er godkendt af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond den 6. december 2023 til ikrafttræden den 1. januar 2024.
