Efter § 26 i lov nr. 384 af 26. april 2017 om Danmarks Forsknings- og Innovationspolitiske Råd og Danmarks Frie Forskningsfond (i det følgende betegnet som ”loven”) har ad hoc-udvalget DFF | Tematisk forskning – Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund (herefter betegnet ”udvalget”) udarbejdet forretningsordenen nedenfor, som bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond (herefter betegnet henholdsvis som ”bestyrelsen” og ”DFF” eller ”fonden”) efterfølgende har godkendt.
DFF | Tematisk forskning – Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund
§ 1. Bestyrelsen har nedsat ad hoc-udvalget DFF | Tematisk forskning – Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund (2024) til at udmønte fondens finanslovsbevilling til ”Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund” i 2024 (Forskningsreserven for 2024), jf. lovens § 21, stk. 4.
Stk. 2. Udvalget udøver sin virksomhed bl.a. på baggrund af
- Lov om Danmarks Forsknings- og Innovationspolitiske Råd og Danmarks Frie Forskningsfond, nr. 384 af 26. april 2017
- Bekendtgørelse nr. 1154 af 16. oktober 2017 om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond
- De til enhver tid gældende Vilkår for bevillinger
Stk. 3. Udvalgets virksomhed skal i øvrigt finde sted i overensstemmelse med gældende ret.
Stk. 4. Bestyrelsen kan beslutte, hvilke virkemidler udvalget kan udmønte bevillinger til, herunder størrelsen af bevillingerne, samt om de enkelte virkemidler skal tildeles en fysisk eller juridisk person.
Stk. 5. Udvalget er uafhængigt i sin vurdering af forskningsfaglige spørgsmål og kan ikke modtage instruktioner herom fra bestyrelsen.
§ 2. Udvalget består af en formand og 11 medlemmer.
Stk. 2. Formanden og medlemmerne er udpeget af bestyrelsen i deres personlige egenskab og skal være anerkendte forskere.
§ 3. Formanden tilrettelægger i samarbejde med sekretariatet for Danmarks Frie Forskningsfond (herefter betegnet som ”sekretariatet”) udvalgets behandling af ansøgninger.
Stk. 2. Referat af udvalgets møder gøres tilgængeligt for bestyrelsen, når det er godkendt.
§ 4. Udvalget udmønter bevillinger efter gældende opslag for tematiske midler til Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund (2024).
Eksterne bedømmere
§ 5. Udvalget har mulighed for at inddrage eksterne bedømmere, herunder navnlig internationale bedømmere og følger de af bestyrelsen fastsatte procedurer og retningslinjer, jf. lovens § 28, stk. 1.
Tavshedspligt
§ 6. Udvalgets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, de får kendskab til i deres egenskab af medlem af DFF | Tematisk forskning – Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund (2024), når oplysningerne efter deres karakter er fortrolige, jf. forvaltningsloven.
Stk. 2. Udvalgets medlemmer kvitterer for modtagelsen af notat, der beskriver, hvordan udvalgets medlemmer skal behandle personoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven.
Inhabilitet
§ 7. Udvalget følger i sin virksomhed de almindelige forvaltningsretlige principper om inhabilitet, jf. forvaltningsloven og de retningslinjer, der fremgår af § 2 og 3 i bekendtgørelse nr. 1154 af 16. oktober 2017 om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond.
Stk. 2. Et medlem skal, inden behandlingen af en sag påbegyndes, underrette sekretariatet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Stk. 3. Udvalget afgør spørgsmålet om medlemmets habilitet, og det pågældende medlem deltager ikke i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om habilitet.
Stk. 4. Det skal fremgå af referatet, hvis spørgsmål om inhabilitet har været drøftet, ligesom udvalgets beslutning skal fremgå af referatet.
Stk. 5. Et medlem, der er erklæret inhabil, må ikke deltage i drøftelsen af forhold i tilknytning til sagen og skal forlade mødelokalet under behandling af denne.
Sekretariat
§ 8. Uddannelses- og Forskningsministeriet eller en eller flere statslige myndigheder under ministeriet varetager sekretariatsbetjeningen af udvalget, jf. lovens § 27. Sekretariatet deltager i udvalgets møder.
Mødeafholdelse
§ 9. Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Møderne i udvalget er ikke offentlige. Formanden kan dog, hvor særlige forhold gør sig gældende, bestemme, at særligt sagkyndige eller andre kan deltage i mødet uden stemmeret.
Stk. 2. Indkaldelse til møder sker skriftligt og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel. Mødeindkaldelsen ledsages af en dagsorden. Så vidt muligt medsendes bilagsmateriale til de enkelte dagsordenspunkter samtidig.
Stk. 3. Dagsorden fastsættes af formanden i samarbejde med sekretariatet, men ethvert medlem kan med 14 dages varsel anmode om at få en sag behandlet i udvalget.
Stk. 4. Sekretariatet kan med formandens accept forelægge en sag skriftligt for udvalget uden for et møde.
Stk. 5. Medlemmerne skal så vidt muligt i god tid give meddelelse til sekretariatet om eventuelt fravær.
§ 10. Møderne ledes af formanden og i dennes forfald af det medlem, der har størst anciennitet som nuværende eller forhenværende medlem af et fagligt forskningsråd i Danmarks Frie Forskningsfond, medmindre der er enighed i udvalget om at pege på et andet udvalgsmedlem som alternativ mødeleder.
Stk. 2. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i behandlingen af en sag. Foreligger der inhabilitet, er udvalget beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af de habile medlemmer deltager i behandlingen af den konkrete sag, og mindst 5 medlemmer har stemt for beslutningen.
Stk. 3. I det tilfælde, hvor manglende beslutningsdygtighed ikke kan løses gennem udsættelse af sagens behandling, må de inhabile medlemmer medvirke ved behandlingen af sagen, dog aldrig ved behandling af egne ansøgninger. De normale regler for beslutningsdygtighed gælder herefter, dog skal alle habile udvalgsmedlemmer være til stede.
Stk. 4. Beslutning kan kun træffes om emner, der er optaget på dagsordenen som sager til beslutning, med mindre det samlede udvalg i enighed beslutter noget andet.
Stk. 5. Ved udmøntning af ansøgninger tilstræbes det, at beslutninger træffes ved konsensus. Hvis enighed ikke kan opnås ved konsensus, træffes den givne beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§ 11. Sekretariatet tager referat fra møder i udvalget.
Stk. 2. Er et medlem ikke enig i gengivelsen af beslutningen eller drøftelsen i udvalget, kan medlemmet forlange sit standpunkt ført til referat.
Stk. 3. Referat udsendes kort efter mødet. Eventuelle indsigelser mod referatet skal være fremsat senest 14 dage efter udsendelsen. Det skriftligt godkendte referat udsendes til medlemmernes orientering.
Udvalgets driftsudgifter
§ 12. Driftsudgifter afholdes af DFF’s bevilling til tematisk forskning.
Stk. 2. Medlemmernes godtgørelse afholdes af udvalgets faglige følgeudgifter.
Afvisning af ansøgninger
§ 13. Sekretariatet kan efter en konkret vurdering afvise en ansøgning, hvis den ikke opfylder de formelle krav, der er anført i opslaget, jf. § 5 i Bekendtgørelse nr. 1154 af 16. oktober 2017 om bevillingsfunktionen m.v. under Danmarks Frie Forskningsfond.
Beslutning om bevillinger
§ 14. Udvalget træffer beslutning om, enten helt eller delvist, at imødekomme en ansøgning ved at give bevilling eller at give afslag.
Stk. 2. Referat af udvalgets beslutninger vedrørende ansøgninger godkendes af medlemmerne.
Stk. 3. Bevillingsbreve udstedes af sekretariatet på vegne af DFF og underskrives af sekretariatets kontorchef.
Stk. 4. Afslagsbreve udstedes tilsvarende af sekretariatet på vegne af DFF og underskrives af en områdeleder.
Opfølgning på bevillinger
§ 15. Når udvalget har truffet beslutning om bevilling, overdrages opfølgningen på bevillingen til det faglige forskningsråd, som formanden efter samråd med udvalget vurderer mest fagligt relevant.
Stk. 2. Det udvalgte faglige forskningsråd står for al opfølgning på bevillingen, jf. det faglige forskningsråds forretningsorden §§ 17-18.
Ikrafttræden m.v.
§ 16. Forretningsordenen træder i kraft, når den er godkendt af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond og offentliggjort på fondens hjemmeside.
Stk. 2. Alle medlemmer af udvalget skal gøres bekendt med denne forretningsorden.
Stk. 3. Udvalget kan i helt særlige tilfælde dispensere fra forretningsordenen, når det samlede udvalg er enigt herom. Dispensationen skal forudgående godkendes af bestyrelsen. Hvis dette på grund af omstændighederne ikke er muligt, orienteres bestyrelsen efterfølgende.
Stk. 4. Indstilling om ændring i forretningsordenen træffes af udvalget ved almindelig stemmeflerhed og forelægges bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond til godkendelse.
………………………………………………………………………………………………………
Foranstående forretningsorden er vedtaget af DFF | Tematisk forskning – Arktisk forskning - Klimaforandringer og bæredygtige arktiske samfund og godkendt af bestyrelsen for Danmarks Frie Forskningsfond den 24. juni 2024.
